逆転社長塾で、中小企業のための逆転経営、経営計画、日次決算を学ぼう

逆転社長式日次決算とは?

逆転成功
中小企業の逆転成功のための最強のツールの一つが、「日次決算」です。

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あなたの会社では、決算をいつ行っていますか?たいていの会社は正式には税務署提出用に最低でも年に1回は実施しているはずです。そして、多くの中小企業は月次でも決算を組んでいると思います。

では、この年次決算や月次決算、何のために行っているのでしょうか?

もちろん一義的には税務署への納税用に作成しているわけですが、多くの社長は、過去の一定期間の会社の業績を数字でしっかり把握し、将来の改善・成長につなげるための基礎情報としていると理解されているはずです。でも、ちょっと待ってください。その決算情報、本当にあなたの会社の経営に役立っていますか?残念ながら、私が見る限り、中小企業がこうした決算情報を経営に役立てているケースは本当に稀です。なぜか?

二つ理由があります。

まず一つ目。中小企業が作成している年次決算書、月次決算書は納税目的で作られているからです。

ご存知のように会社は年に1回年次決算を組んで税務署に税務申告をしなければなりません。各会社がバラバラのやり方で申告を行うと正しく税金が計算できなくなりますので、この場合は一定のルールに基づいて決算を組むことになります。そして、通常は、月次決算もそのルールに従って作成されます。

問題は、そうした税務申告用の決算書には、経営にとって非常に重要な概念である「粗利(限界利益)」の数字が出てこない(計算されない)ことです。粗利(限界利益)は、売上から変動費(売上に比例して増減する費用)を引いた残り。つまり、売上が増減した場合に、それに応じて増減する利益の額を表します。

経営者が経営計画や予算を作成するとき、あるいは新商品を開発したり、新しい受注の可否を検討するときなど、利益にどれだけ影響があるか、当然シミュレーションしたくなるはずです。そのようなときには納税用の決算書を見ていてもダメで、費用を変動費と固定費(売上に比例せず一定に発生する費用)とに区分して粗利を把握する必要が出てきます。納税用の決算書をいくら眺めても粗利は判りませんので、経営の意思決定に役立たない決算書になってしまっているのです。

もう一つの理由。それは決算書が出来上がってくるタイミングです。

例えば1月の月次決算は、早い会社では2月の上旬、普通の会社だと2月の下旬に出来上がってきます。というのも納税用の月次決算は正確性が大事ですから、すべての売上と費用を集計し終わった後でないと正しい月次決算が出てこないからです。

具体的には、仕入れ先からの請求書などは翌月の上旬から中旬に掛けて送られてくるのですが、それらが揃わないと決算が組めないわけです。そこで何かに気づいて対策をとったとしても、もう既に新しい月が数日から最悪、数週間経過しています。そこから実際に行動に移しても、タイミングを逸してしまうことになります。せっかく月次決算を行っていても、その出来上がりのタイミングが遅い為に、結果的に経営に生かされないことになってしまうのです。

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中小企業
このような現状を踏まえて、私は中小企業に日次決算を導入することを推奨しています。

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もちろん、ここで言う日次決算は納税目的の決算ではありません。変動費と固定費をしっかり区別して粗利を計算できるようにし、また毎日毎日その粗利を計算し、また予測することで、迅速な意思決定に役立てようとするものです。

日次決算といえばソフトバンクが有名で、かなり以前から提唱されています。今では日本を代表する大企業にまでなりましたが、中小企業にも参考になる手法です。もちろん大企業のように高度なERPや設備投資は必要ありません。中小企業に相応しい簡単で手軽な方法で行えば良いのです。

中小企業の最大の強みはスピードです。

大企業であれば、最前線にいる営業担当者の権限はたかが知れています。まして大きな支出を伴う意思決定には直属の上司の決裁、部門長の決裁、そして社長の決裁など、物理的に多くの決裁者に回覧された上で意思決定がなされますので、どうしても時間がかかってしまいます。その点、中小企業はスピーディーに意思決定ができます。その場に社長が居れば簡単ですし、例え営業マンが担当だったとしても、電話一本で社長に連絡してOKをもらえれば良い訳です。その場で決まってしまいます。そして、その場で社長が正しい判断を下すためには、日次決算で毎日会社の状況を把握しておくことが肝心です。

お金と同じで、どんぶり勘定でなんとなく判っているつもりではダメです。しっかりと数字にして正確に理解しておくことが大事なのです。

会社の粗利が予算や目標に比べて今現在どうなっているのか?仮に目標よりも現在の粗利が大きい場合には、利益率の悪い仕事は無理に取らなくても良いと判断できますし、逆に、粗利が目標に届いていない場合には、利益率が多少悪くてもその仕事を取るべきだと判断できることになります。あるいは、予算や目標そのものが適切ではなかったと判断できるようになります。(もちろん他の要素を加味して判断することになりますが。)それを、たぶんこうだろう、と「えいや」で意思決定したり、今月の決算が出揃う来月まで意思決定を延ばしてしまっては、大企業に立ち向かうどころか、最初から相手になりません。

このように日々会社の粗利を把握していくことは、迅速な意思決定と行動に不可欠なことです。

中小企業の最大の強みであるスピード経営を実現するには日次決算は絶対に必要なものなのです。ところが、私が数百の中小企業を見ている中で、売上は毎日見ていても、利益まで計算した日次決算を実践している中小企業はほとんどありません。どうしてか?

日次決算が大変だという意識が強いからです。しかし私は逆転成功のための第一歩は日次決算であり、中小企業こそ日次決算を実践すべきと考えています。そして、現実に、私のくライアントで日次決算そして日次経営を実践している中小企業は、組織としての動きが非常に早く、そして業績も伸びています。

日次決算などというと随分ご大層に聞こえてしまいますが、実は管理項目がそれほど多くない小さな会社であれば、Excelを利用して、充分なレベルの日次決算書を作成することができます。小さな会社ほど日次決算を導入しやすいのです。

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では、具体的に日次決算を進めるためにはどうしたら良いか?

通常は毎日の粗利を計算することを目的とします。簡単にExcelを使って行います。まず、1ヶ月間の売上、変動費、固定費を予算化します。

次に、予算数値を稼働日数で割り、1日当たりの数値を算出します。

そして、毎日の売上、変動費等の「実績」を入力していきます。

その結果、粗利が毎日計算され、予算の粗利と比較可能となります。これだけです。最初に一度Excelで表を自社に合うように設定してしまえば、後は毎日、毎月同じ作業を繰り返すだけです。

日次決算を導入することで経営状態が可視化され、日々の利益状況をしっかり把握することができます。それにより経営者本人の意識が変わるのはもちろんですが、社員と共有することで、社員の利益に対する意識が格段に上がります。会社全体がしっかりと数字を見る習慣が身に付き、そして利益志向に変身することができるのです。

つまり日次決算を導入することで、

・ 1ヶ月前ではなく、今現在の会社の利益額がすぐに判る
・ 利益について予算と実績の差異を毎日把握できるので、軌道修正をすぐに行える。
・ 社長、社員の利益に対する意識が高まる

という効果があるのです。

なお、日次決算では、日々の売り上げと売上原価のデータが重要なので、ほかの経費は概算(ある程度の計上根拠は必要です)でもかまいません。日次決算の目的は、日々の事業活動の問題点を把握し、進捗状況を主な数値で掲示する方法などをとりながら、迅速に改善することにあります。数字の精度よりもスピードを重視して取り組みましょう。

現代のように、中小企業を取り巻く経営環境が日々大きく変化している中では、一ヶ月単位で意思決定しアクションを起こしていてはダメなのです。毎日が勝負。日次決算、そして日次経営によるスピード経営でライバルと戦っていかなければならないのです。

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資金繰りに窮している中小企業においては、日次決算書に加えて、もう一つ大事な書類を作ることを推奨しています。資金繰り予定表です。

資金が潤沢な会社は別として、そうでない会社は日足で(一日単位で)これを作成すべきです。

1か月の中でどの日にどこからどれだけ入金があるのか、そしてどの日にどんな出金があるのか? 詳細を把握するために、日次決算書と同じようにExcelで管理すべきです。理想的には数ヶ月~1年先までの予定を作りたいところです。これによりいざ支払の段になって慌てることが無くなり、計画的に余裕を持って資金管理ができるようになるわけです。なによりキャッシュ志向の経営ができるようになります。

残念ながら資金繰りに窮している会社で、このような資金繰り予定表をしっかり作っている会社を私は見たことがありません。

そのくせ、月末になると、「手形が落ちなかったらどうしよう」「またどこかに借金のお願いに行かなければならない」などと心配し、憂鬱な日々を過ごしています。

そうした会社の社長に、「では実際、いついくら資金が不足するのか?」と尋ねても、明確な答えが返ってくることは稀で、「なんとなくこれくらい足りない」という程度の認識しか持っていません。現実を直視しないで、心配ばかりして、不安な日々を過ごしているわけです。

そうした会社で私が真っ先にやることが、この日足の資金繰り予定表を作ることです。

資金の流れを一日単位で可視化することで、対策も考えやすくなりますし、ここがこうなればあっちがこうなる、というように関連するところへの影響が見えやすくなります。これを作ると多くの社長は、やるべきことが明確になるわけですから、「お金が足りなくなったらどうしよう?」という漠然とした不安ではなく、例えば「この50万円の支払いのうち半分は今月末に支払い、残りは来月にしてもらうよう誰々に交渉してみよう。」という具体的なアクションを頭に描くことができるのです。

実際には資金繰りが厳しい状況に変わりはないですが、やるべきことが明確になる分、不安が減って安心して夜眠れるようになります。このように、中小企業においては、日次決算表で毎日、リアルタイムで会社の状況を把握して意志決定に生かし、さらに資金繰り予定表でキャッシュをしっかり管理し、キャッシュを手元に残していく経営を実践すべきなのです。

※日次決算入門セミナーのご案内はこちら(誰でもご参加いただけます)

図【日次決算書のサンプル】
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